Roadmap de um processo de gerenciamento de portfólio de projetos de tecnologia da informação e comunicação em Universidades Públicas Federais

Abstract

As organizações enfrentam desafios globais, incluindo a transformação digital. Nesse contexto, as Universidades Públicas Federais buscam transformar seus processos, especialmente na área de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), pois encontram dificuldades como problemas de alinhamento estratégico e mudanças constantes, além do alto número de projetos. O gerenciamento de Portfólio de projetos de tecnologia da informação e comunicação (PPM- TIC) pode ser uma maneira eficaz de lidar com esses desafios. Apesar dos benefícios, pesquisas demonstram que as Universidades possuem dificuldades na implementação desse tipo de processo. Nesse sentido, com intuito de melhorar a execução dos projetos e o alinhamento com as estratégias organizacionais em um contexto dinâmico, este estudo teve como objetivo elaborar um Roadmap para a implementação de um processo de gerenciamento de Portfólio de projetos de TIC em uma Universidade Pública Federal. Para isso, foi empregado o método de pesquisa Design Science Research (DSR), além de métodos e coleta de dados complementares, como entrevistas, bibliometria, revisão sistemática da literatura, análise documental e relato técnico. Foram identificados os desafios e agrupados em 6 perspectivas para aprofundar a compreensão do problema. Ademais, foram mapeados 13 atributos que podem colaborar para construção de um Roadmap de PPM-TIC para Universidades Públicas. Com isso, um modelo descritivo e posteriormente o visual foram construídos, gerando um Roadmap que foi apresentado para uma equipe de TIC em uma Universidade Pública Federal. Posteriormente, foi avaliado por gestores e similares de outras Universidades. Os resultados apontaram que o Roadmap proposto apresentou bom nível de usabilidade e funcionalidade podendo colaborar com as áreas de TIC na implantação do PPM-TIC em Universidades Públicas Federais, para melhor promoção de alinhamento estratégico.

Organizations face global challenges, including digital transformation. In this context, federal Public Universities seek to transform their processes, especially in the area of Information and Communication Technology (ICT), as they encounter difficulties such as strategic alignment problems and constant changes, in addition to the high number of projects. Portfolio management of information and communication technology projects (PPM-ICT) can be an effective way to deal with these challenges. Despite the benefits, research shows that Universities have difficulties implementing this type of process. In this sense, with the aim of improving project execution and alignment with organizational strategies in a dynamic context, this study aimed to develop a Roadmap for the implementation of a Portfolio management process for ICT projects at a federal Public University . For this, the Design Science Research (DSR) research method was used, in addition to complementary data collection and methods, such as interviews, bibliometrics, systematic literature review, document analysis and technical report. The challenges were identified and grouped into 6 perspectives to deepen understanding of the problem. Furthermore, 13 attributes were mapped that can contribute to the construction of a PPM-TIC Roadmap for Public Universities. With this, a descriptive model and later the visual were built, generating a Roadmap that was presented to an ICT team at a Federal Public University. Subsequently, it was evaluated by managers and similar people from other Universities. The results showed that the proposed Roadmap presented a good level of usability and could collaborate with the ICT areas in the implementation of PPM-TIC in Federal Public Universities, to better promote strategic alignment.