Logística interna do processo de localização de documentos: um estudo de caso

Abstract

Nas organizações se torna cada vez mais difícil se localizar documentos devido à grande demanda, devido a isso os sistemas de localização de documento se tornam ferramentas ágil e fundamental para auxiliar nessa tarefa. O objetivo do trabalho é demonstrar os benefícios da implantação e utilização do sistema de localização de documentos, evidenciar a importância de seu controle, para poder apresentar as melhorias da implantação do sistema de mapeamento e localização da documentação. Para isso foi realizado um estudo de caso na empresa Varixx, situada em Piracicaba interior de São Paulo, onde a dificuldade com a localização e controle dos documentos ocorria. Foram feitas entrevistas com os funcionários diretamente envolvidos na localização de documentos para verificar as mudanças ocorridas. Com o auxílio do setor de tecnologia da informação foi implementado o sistema de localização de documentos, junto ao sistema administrativo utilizando a intranet da empresa. O estudo demonstrou que a implantação do novo sistema para a localização de documentos gerou benefícios para a empresa, tais como agilidade na localização e maior controle de documentos.

In organizations becomes increasingly difficult to find documents due to high demand, due to this the document tracking systems become fast and fundamental tools to assist in this task. The objective is to demonstrate the benefits of the deployment and use of the document tracking system, highlight the importance of their control, in order to introduce improvements the implementation of mapping and location documentation system. For this it conducted a case study in Varixx Company, located in Piracicaba, São Paulo, where the difficulty with the location and control of documents occurred. Interviews were conducted with employees directly involved in locating documents to verify the changes occurred. With the help of the information technology sector was implemented document tracking system, with the administrative system using the company's intranet. The study showed that the implementation of the new system for locating documents generated benefits for the company, such as flexibility in location and greater control of documents.