SGED: sistema gerenciador de documentos

Abstract

Este artigo apresenta o desenvolvimento do Sistema de Gerenciamento de Documentos (SGED), uma solução de Enterprise Content Management (ECM) implementada para atender às necessidades da Secretaria de Obras de uma prefeitura. O SGED visa modernizar a administração dos documentos gerados nos processos de construção e reforma, como concessão de alvarás e demais serviços relacionados a edificações. A proposta surgiu da necessidade de superar limitações do sistema legado, que não atendia mais às demandas atuais de eficiência e segurança. O SGED foi desenvolvido com uma arquitetura orientada a objetos, organizada para oferecer flexibilidade e integração entre diferentes conjuntos de dados, garantindo a consistência e segurança das informações. A aplicação utiliza uma interface intuitiva que facilita a navegação e otimiza o tempo de operação, minimizando erros e perda de dados. O sistema incorpora uma arquitetura em camadas com operações CRUD (Create, Read, Update, Delete) e garante segurança adicional através do uso de tokens e criptografia. A metodologia de desenvolvimento incluiu análise de requisitos e modelagem em UML, com o uso de software livre. A solução proposta oferece uma ferramenta robusta para o gerenciamento de documentos, contribuindo para a eficiência administrativa e para a transparência nos processos de gestão pública.

This article presents the development of the Document Management System (SGED), an Enterprise Content Management (ECM) solution implemented to meet the needs of a municipality’s Department of Public Works. SGED aims to modernize the administration of documents generated in construction and renovation processes, such as permit issuance and other services related to buildings. The proposal emerged from the need to overcome limitations of the legacy system, which no longer met current demands for efficiency and security. SGED was developed with an object-oriented architecture, designed to provide flexibility and integration across different data sets, ensuring data consistency and security. The application utilizes an intuitive interface that facilitates navigation and optimizes operational time, minimizing errors and data loss. The system incorporates a layered architecture with CRUD operations (Create, Read, Update, Delete) and provides additional security through the use of tokens and encryption. The development methodology included requirements analysis and modeling in UML, using open-source software. The proposed solution offers a robust tool for document management, contributing to administrative efficiency and transparency in public management processes.