O excel como ERP: análise do desvio de função e seus desafios

Abstract

O presente texto aborda como o Excel tem sido utilizado para a gestão informal, em empresas de vários portes, no lugar de um sistema próprio para tal. O objetivo principal deste trabalho foi explorar como esse programa de planilhas teve sua função desviada para fazer o papel de um sistema ERP, quais são as limitações e desvantagens que essa escolha traz e desenvolver uma solução para o problema. Para isso, utilizou-se a metodologia qualitativa, sendo realizada uma pesquisa de campo com uma empresa de transporte escolar. Com a qual foi possível comparar as pesquisas realizadas e elaborar uma hipótese para solução. Os resultados indicam que empresas que utilizam o Excel para administração, apresentam diversos erros humanos e problemas de gestão, podendo causar problemas internos e/ou externos. Com essas informações, foi elaborado um sistema modular ERP para a empresa estudada, buscando suprir as necessidades que eram encontradas no Excel, substituindo as dificuldades de gestão por um sistema intuitivo, simples e que possui funcionalidades que o Excel não oferece. Conclui-se que, apesar do Excel ser um programa muito importante e até essencial no mercado, ele não deve ser utilizado para a gestão de uma empresa, pois pode trazer problemas e prejuízos por conta de suas limitações como um sistema de administração. A solução para esse problema é a adoção de um sistema ERP que, apesar de precisar de um maior investimento, trará benefícios notáveis para a empresa, facilitando a administração, e diminuindo o risco de erros e perdas de informação.

This text addresses how Excel has been used for informal management in companies of various sizes, instead of using a system specifically designed for that purpose. The main objective of this study was to explore how this spreadsheet program has had its function deviated to act as an ERP system, what limitations and disadvantages this choice brings, and to develop a solution to the problem. To achieve this, a qualitative methodology was used, with a field study conducted in a school transportation company. This allowed for a comparison of the research findings and the development of a hypothesis for a solution. The results indicate that companies using Excel for management face numerous human errors and organizational problems, which can lead to both internal and external issues. Based on this information, a modular ERP system was developed for the company studied, aiming to meet the needs that were previously handled in Excel, replacing management difficulties with an intuitive, simple system that offers functionalities Excel does not provide. It is concluded that, although Excel is a very important and even essential program in the market, it should not be used for business management, as it can lead to problems and losses due to its limitations as an administrative system. The solution to this issue is the adoption of an ERP system, which, although it requires a greater investment, will bring significant benefits to the company by facilitating management and reducing the risk of errors and information loss.