Análise do processo atual de arquivo de documentos legislativos da câmara municipal de Botucatu e proposta de implantação de um sistema de gestão de documentos

Abstract

Atualmente as empresas privadas e públicas geram um volume de documentos elevado em função de suas atividades e processos e mesmo com o avanço tecnológico ainda se produz muito documento em papel. Desse modo cada empresa procura arquivar seus documentos da melhor forma possível para que sejam localizados facilmente. No mundo, a tendência é realizar a conversão desses documentos em material eletrônico buscando aprimorar a forma de armazenagem, e preservação, e o mais importante, tornar a consulta mais eficiente e eficaz. Diante desse cenário observa-se a importância de encontrar a maneira mais eficaz de movimentar e acondicionar os documentos gerados nas empresas, essa preocupação ainda é maior por parte dos Órgãos públicos, pois além de serem fiscalizados pelo Tribunal de Contas, deve transparência de suas atividades à população e por isso devem ter um cuidado especial com seus arquivos. Considerando o contexto, com este trabalho explorou-se a atual estrutura logística e manuseio dos arquivos dos processos legislativo da Câmara Municipal de Botucatu, através de um estudo de caso exploratório que teve por finalidade uma análise comparativa através do levantamento de viabilidade econômica, em se contratar uma empresa terceirizada para executar os serviços de organização de arquivo, ou utilizar mão de obra própria, identificando a partir dessa análise qual das propostas, é economicamente mais vantajosa a Câmara Municipal de Botucatu a fim de se propor à implantação da gestão de documentos.